Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) Art. 32 DSGVO

1. Vertraulichkeit

1.1. Zutrittskontrolle

• Rechenzentrum:

  • Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hetzner abgeschlossen.

• Büroräume:

  • Gelände: PIN
  • Haus: PIN
  • Raum: elektronisches Zutrittskontrollsystem mit Protokollierung

1.2. Zugangskontrolle

• Interne Systeme, die zur Auftragserfüllung genutzt werden:
  • Technische Maßnahmen
    • Login mit Benutzername + Passwort
    • Multi-Factor-Authentifizierung erforderlich
    • Firewall
    • Einsatz VPN bei Remote-Zugriffen
    • Verschlüsselung von Datenträgern
    • Verschlüsselung von Notebooks
  • Organisatorische Maßnahmen
    • Verwalten von Benutzerberechtigungen
    • Erstellen von Benutzerprofilen
    • Einsatz von Password-Manager
    • Zentraler Authentifizierungs- und Autorisierungs-Dienst
    • Richtlinie „Clean desk“
    • Software- und Hardware-Richtlinien an Mitarbeitenden-Geräte
• Datenverarbeitendes System:
  • Technische Maßnahmen
    • Schlüsselbasierte Authentifizierung
    • Firewall
    • Einsatz VPN bei Remote-Zugriffen
    • Verschlüsselung von Datenträgern
    • Verschlüsselung von Devices
    • Systeme zu Erkennung von Server-Manipulation
    • Login mit Benutzername + Passwort
    • Multi-Factor-Authentifizierung erforderlich
  • Organisatorische Maßnahmen
    • Verwalten von Benutzerberechtigungen
    • Erstellen von Benutzerprofilen
    • Erzwingung von Schlüsselbasierter Authentifizierung
    • Zentraler Authentifizierungs- und Autorisierungs-Dienst
    • Richtlinie „Clean desk“
    • Software- und Hardware-Richtlinien an Mitarbeitenden-Geräte
    • Verschlossener Stahlschrank

1.3. Zugriffskontrolle

• Interne Systeme, die zur Auftragserfüllung genutzt werden:
  • Technische Maßnahmen
    • Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
  • Organisatorische Maßnahmen
    • Einsatz Berechtigungskonzepte
    • Minimale Anzahl an Administratoren
    • Verwaltung Benutzerrechte durch Administratoren

1.4. Trennungskontrolle

• Technische Maßnahmen
  • Trennung von Produktiv- und Testumgebung
  • Physische oder logische Trennung (Systeme / Datenbanken / Datenträger)
  • Mandantentrennung relevanter Anwendungen
• Organisatorische Maßnahmen
  • Festlegung von Datenbankrechten
  • Steuerung über Berechtigungskonzept

2. Integrität

2.1. Weitergabekontrolle

• Technische Maßnahmen:
  • PGP Email-Verschlüsselung sofern möglich
  • Firmen-Mails über verschlüsselter Email-Anbieter
  • Transport-Verschlüsselung für alle Systeme
    • Webservices: https
    • Datenimport: sftp/ssh
    • Admin-Interfaces: vpn
  • Einsatz von VPN für interne Systeme
  • Protokollierung der Zugriffe und Abrufe
• Organisatorische Maßnahmen:
  • Interne Kommunikationsrichtlinien
  • Aktenschredder (mind. Stufe 3, cross cut)

2.2. Eingabekontrolle

• Interne Systeme, die zur Auftragserfüllung genutzt werden:
  • Technische Maßnahmen:
    • Technische Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
    • Manuelle oder automatisierte Kontrolle der Protokolle
  • Organisatorische Maßnahmen:
    • Übersicht, mit welchen Programmen welche Daten eingegeben, geändert oder gelöscht werden können
    • Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch Individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
    • Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
    • Klare Zuständigkeiten für Löschungen
• Datenverarbeitendes System:
  • Technische Maßnahmen:
    • Technische Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
    • Manuelle oder automatisierte Kontrolle der Protokolle

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

3.1. Verfügbarkeitskontrolle

• Technische Maßnahmen:
  • Tägliche Backups auf Datensystem eines anderen Hosters
  • Monitoring der Backup-Routinen
  • Sofortige Benachrichtigung bei fehlerhaftem/unkompletten Backup
  • Regelmäßige Tests zur Datenwiederherstellung und Protokollierung der Ergebnisse
• Organisatorische Maßnahmen:
  • Notfallkonzept des Hosters

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

4.1. Datenschutz-Management

• Technische Maßnahmen:
  • Externes Security-Audit und Penetration-Tests
• Organisatorische Maßnahmen:
  • Feste und freie Mitarbeiter sind geschult und auf Vertraulichkeit und Datengeheimnis verpflichtet
  • Die Organisation kommt den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nach
  • Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) wird bei Bedarf durchgeführt
  • Formalisierter Prozeß zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen seitens Betroffener ist vorhanden

4.2. Incident-Response-Management

• Technische Maßnahmen:
  • Einsatz von Firewall und regelmäßige Aktualisierung
  • Einsatz von DDoS-Filter
  • Einsatz eines Intrusion Detection System (IDS)
  • Einsatz eines Intrusion Prevention System (IPS)
• Organisatorische Maßnahmen:
  • Dokumentierter Prozess zur Erkennung und Meldung von Sicherheitsvorfällen / Daten-Pannen (auch im Hinblick auf Meldepflicht gegenüber Aufsichtsbehörde)
  • Dokumentierte Vorgehensweise zum Umgang mit Sicherheitsvorfällen
  • Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen via Ticketsystem

4.3. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

• Technische Maßnahmen
  • Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind

Version 1.0 | 17.09.2024 | legal@investigativedata.org